Организация работы и необходимая документация на заочном отделении
1 Основные положения
- Заочное отделение является структурным подразделением колледжа. На отделении осуществляется подготовка специалистов по одной или нескольким специальностям без отрыва от производства.
- Заочное отделение открывается при наличии не менее 200 человек.
- Руководство отделением осуществляется зав. отделением, назначенным директором из числа работников, имеющих высшее образование и опыт учебно-методической работы.
- Работа отделения проводится по УЧЕБНЫМ планам, утвержденным директором колледжа.
- Зав. отделением несет ответственность за всю работу отделения и отчитывается в своей деятельности перед зам. директора по учебной работе.
- При заведующем отделением создается совещательный орган созданный из кураторов (классных руководителей), назначенных директором колледжа.
2 Типовые штаты по специальности
2.1 Должность зав. заочным отделением вводится при обучении студентов без отрыва от производства при наличии свыше 200 студентов на отделении.
2.2 Секретарь учебной части предусматривается по одной единице на отделении.
3 Документация отделения
На отделении должны быть следующие учебные документы:
3.1 Журналы учебных занятий (по числу учебных групп)
3.2 Форма 2. Ведомость учета часов учебной работы преподавателей (на каждую учебную группу).
3.3 Форма 3. Годовой учет часов, данных преподавателем в учебном году (на каждого преподавателя).
3.4 Сводные ведомости, экзаменационные ведомости, ведомости контрольных работ (для каждой группы).
3.5 План работы отделения на учебный год (утвержденный зам.директора по УВР).
3.6 Учебные планы.
3.7 График учебного процесса.
3.8 Расписание учебных занятий.
3.9 Расписание экзаменов для каждой группы зимней и летней сессии.
3.2 Форма 2. Ведомость учета часов учебной работы преподавателей (на каждую учебную группу).
3.3 Форма 3. Годовой учет часов, данных преподавателем в учебном году (на каждого преподавателя).
3.4 Сводные ведомости, экзаменационные ведомости, ведомости контрольных работ (для каждой группы).
3.5 План работы отделения на учебный год (утвержденный зам.директора по УВР).
3.6 Учебные планы.
3.7 График учебного процесса.
3.8 Расписание учебных занятий.
3.9 Расписание экзаменов для каждой группы зимней и летней сессии.
4 Основные мероприятия, проводимые на заочном отделении
Таблица 4.1 — Подготовка учебно-учетной документации
| Мероприятия, подлежащие выполнению | Сроки выполнения | Ответственный за выполнения |
| 4.1.1 Подготовка материалов к составлению расписания на сессию | Не позднее, чем за 2 недели до начала сессии | Зав. отделением |
| 4.1.2 Подготовка журналов учебных занятий | До начала занятий | Зав. отделением |
| 4.1.3 Составление списка студентов с задолженностями по дисциплинам | По окончании сессий | Зав. отделением |
| 4.1.4 Составление плана работы отделения на учебный год | До 30 августа | Зав. отделением |
| 4.1.5 Выдача зачетных книжек | На установочной сессии | Зав. отделением |
| 4.1.7 Подготовка ведомостей учета часов преподавателей (Ф.2 и Ф.3) | Ежемесячно (на сессии) | Зав. отделением |
| 4.1.8 Подготовка бланков справок-вызовов, справок-подтверждений, направлений на пересдачу, справок по требованию | Ежемесячно (на сессии) | Зав. отделением |
| 4.1.9 Подготовка ведомостей контрольных работ, зачетов и экзаменов | До начала зимней и летней сессии | Зав. отделением |
| 4.1.10 Подготовка ведомостей учета поступления контрольных работ | До начала летней и зимней сессии | Зав. отделением |
Таблица 4.2 — Проведение экзаменационной сессии
| Мероприятия, подлежащие выполнению | Срок выполнения | Ответственный за выполнения |
| 4.2.1 Собрания в группах заочного отделения | Перед началом сессии | Зав. отделением, |
| 4.2.2 Подготовка материала для составления расписания экзаменов | За 2 недели до начала сессии | Зав. отделением |
| 4.2.3 Обсуждение о допуске к сессии при зам.директора по УВР | До начала сессии | Зав. отделением |
| 4.2.3 Выдача экзаменационных ведомостей, выдача ведомостей на контрольные работы | В день экзамена За 2 недели до начала сессии |
Секретарь отделения |
| 4.2.5 Занесение экзаменационных оценок в сводную ведомость | По окончании экзамена по дисциплине | Секретарь отделения |
| 4.2.6 Анализ успеваемости, итоги экзаменационной сессии, сообщение результатов зам.директора по УВР |
По окончании сессии | Зав. отделением |
| 4.2.7 Составление списка задолжников по дисциплинам | По окончании сессии | Зав. отделением |
| 4.2.8 Занесение итоговых и экзаменационных оценок в базу данных | 2 недели после сессии | Секретарь отделения |
Таблица 4.3 — Курсовое проектирование
| 4.3.1 Организуется в соответствии с требованиями типового стандарта | В соответствии с графиком учебного процесса | Зам.директора УВР, зав.отделением, председатели ПЦК, руководители курсового проектирования |
Таблица 4.4 — Преддипломная практика
| 4.4.1 Организуется в соответствии с требованиями типового госстандарта | В соответствии с графиком учебного процесса | Зам.директора по УВР, зам.директора по производству, зав.отделением, руководители практики |
Таблица 4.5 — Внеклассная работа
Внеклассная воспитательная работа на отделении строится в форме беседы со студентами на общих собраниях (о вреде курения, подготовке к занятиям и сессиям, о сохранности государственного имущества) и на уроках совместно с зав. отделением и преподавателями.
Таблица 4.6 — Контроль за учебно-воспитательным процессом на отделении
| Мероприятия, подлежащие выполнению | Срок выполнения | Ответственный за выполнение |
| 4.6.1 Контроль за качеством преподавания (посещение занятий в соответствии с графиком контроля) | По графику контроля | Директор, зам.директора, зав.отделением, председатели ПЦК, методист |
| 4.6.2 Контроль за выполнением календарно-тематических планов преподавания | 2 раза в сессию | Зам.директора, зав.отделением |
| 4.6.3 Контроль за выполнением расписания учебных занятий | Ежедневно на экзаменационных сессиях | Зам.директора, зав.отделением |
| 4.6.4 Контроль за ведением журналов учебных групп | Ежедневно на экзаменационных сессиях | Зам.директора, зав.отделением |
| 4.6.5 Контроль за посещаемостью занятий | Ежедневно на экзаменационных сессиях | Зав.отделением |
| 4.6.6 Контроль за ходом экзаменационной сессии | По графику | Зам.директора по УВР, зав.отделением |
| 4.6.7 Контроль за ведением учета часов Ф.2 | Ежедневно | Зав.отделением |
| 4.6.8 Контроль за ведением учета часов учебной работы преподавателей Ф.3 | Ежедневно | Зав.отделением |
Таблица 4.7 — Учет и отчетность
| Мероприятия, подлежащие выполнению | Срок выполнения | Ответственный за выполнение |
| 4.7.1 Учет часов учебной работы Ф.2 | Ежедневно | Секретарь отделения, зав.отделением |
| 4.7.2 Учет часов работы преподавателей Ф.3 | Ежедневно | Секретарь, зав.отделением |
| 4.7.3 Подача сведений по проведенным часам в бухгалтерию на преподавателей- совместителей | До 25 числа каждого месяца | Секретарь, зав.отделением |
| 4.7.4 Сведения в бухгалтерию о контингенте студентов | 1 раз в квартал | Зав.отделением |
| 4.7.5 Сверка часов по выполнению нагрузки преподавателей | Не позднее 1 июня | Секретарь, зав.отделением |
| 4.7.6 Составление отчета 2НК | До 1 октября | Секретарь, зав.отделением |
Таблица 4.8 — Сроки хранения документации
| 4.8.1 Расписание занятий для студентов | 1 год |
| 4.8.2 Журналы учета консультаций | 1 год |
| 4.8.3 Расписание экзаменов | 1 год |
| 4.8.4 Курсовые работы студентов | 5 лет |
| 4.8.5 Контрольные работы по дисциплинам | 1 год |
| 4.8.6 Журналы учебных занятий | 5 лет |
